Грамотное планирование бюджета затрат на персонал — залог финансовой стабильности и эффективности компании. HR-специалистам важно точно определить необходимые расходы, чтобы избежать дефицита ресурсов или излишних трат. Предлагаем пошаговое руководство, которое поможет составить эффективный бюджет.
Как рассчитать бюджет затрат на персонал
Бюджетирование расходов на персонал — это настоящий квест, который пройдут только те HR-ы, которые сообразят, на чём можно сэкономить без вреда для компании в целом и сотрудников в частности. От ответственного отношения к подготовительному этапу зависит весь ход разработки документа и отсутствие ошибок в нём. Прежде, чем приступать, спланируйте распорядок дня. Поручите часть рутинных задач коллегам на период, пока будете заниматься разработкой проекта затрат на персонал.
Пошаговый алгоритм бюджетирования расходов на персонал
⇒ Шаг 1. Назначьте ответственных за составление бюджета
Первым этапом необходимо выбрать сотрудника, который будет отвечать за процесс формирования бюджета. Ответственный должен:
- обладать необходимыми знаниями в области экономики и финансов;
- иметь доступ к информации о текущих расходах на персонал;
- обладать хорошими аналитическими и организационными навыками;
- уметь взаимодействовать с руководителями подразделений и бухгалтерией.
Чаще всего эту роль берет на себя руководитель отдела HR или ведущий HR-менеджер.
Образец бюджета затрат на персонал
⇒ Шаг 2. Оцените бюджет за прошлый год
Обычно новый планируют, исходя из факта текущего, плана подбора на следующий год и целей компании. Нельзя исключить вероятность, что проблем в будущем прибавится: законодательство всё время меняется не в пользу работодателей, а почти все сферы продолжают испытывать кадровый голод. Учитывайте возможные потребности и сложности в подборе персонала, рациональность обучения и корпоративных мероприятий, а также годовой индекс инфляции. Забудьте о необоснованных статьях расходов — гендир вряд ли утвердит такой бюджет.
Пример. Многие компании увеличивают бюджет на психологическую поддержку сотрудников. Не исключено, что мобилизованных придётся заново адаптировать к работе после службы, а это тоже требует денег. Из-за дефицита кадров во многих отраслях организации всё чаще предпочитают вкладываться в развитие штатных специалистов, а не в подбор. Если это касается и вас, придётся увеличивать затраты на обучение и кадровый резерв. Придётся вкладываться в бренд компании, чтобы увеличить её узнаваемость на рынке и сократить затраты на подбор.
Читайте в журнале «Директор по персоналу»: Прескрининг кандидатов. Пример производственной компании, которая внедрила, чтобы сократить затраты на подбор
⇒ Шаг 3. Проанализируйте текущую ситуацию в компании
Задайте генеральному директору два вопроса, ответы на которые помогут вам составить HR-бюджет, соответствующий целям бизнеса, а значит, вам будет легче его защитить. Напрямую спросите у него:
- Какие направления бизнеса компания планирует развивать в текущем году? Если у вас крупный бизнес, то выясните у генерального директора, сколько филиалов компания намерена открыть в следующем году, не собирается ли она выходить на международные рынки.
- Какой показатель деятельности будет для компании ключевым: прибыль, доход или выручка? К нему в бюджете привяжите премии сотрудников, продуктивность которых напрямую влияет на эту метрику. Кроме того, из-за кризиса у вас мог измениться и ключевой показатель деятельности отдельных подразделений. Для таких отделов переформулируйте алгоритмы начисления KPI.
На чем можно сэкономить при разработке бюджетирования расходов на персонал
⇒ Шаг 4. Разработайте кадровую политику
Если уже её утвердили, проверьте эффективность. Оцените текучесть кадров, лояльность персонала, качественный и количественный состав работников, особенности корпоративной культуры. На основании собранных данных составьте план кадровой работы.
Скачайте образцы:
⇒ Шаг 5. Составьте структуру бюджета на персонал и заполните все разделы
Выберите метод и вариант планирования: централизованный, децентрализованный или смешанный, а также структуру документа. Заполните бланк бюджет затрат на персонал.
Опирайтесь на образцы проектов при разработке бюджета на персонал:
Основные статьи расходов при бюджетировании: что включить в HR-бюджет, а на чём можно сэкономить
Главные статьи бюджета на персонал следующие:
- Фонд оплаты труда (ФОТ): зарплата, все варианты премий, налоги и страховые взносы с ФОТ
- Социальные программы, льготы, компенсации: все расходы на мотивирование сотрудников социальными льготами, например, ДМС, оплата питания, спорт, материальная помощь, оплата транспорта.
- Расходы на охрану труда: стоимость средств защиты, спецодежды.
- Подбор персонала: оплата источников поиска, стоимость объявлений.
- Обучение и развитие: оплата курсов, услуги тренеров, аренда зала для обучения и прочее.
- Оценка персонала: услуги внешних экспертов по оценке, покупка тестов и других программ для оценки.
- Развитие корпоративной культуры, корпоративные мероприятия: расходы на организацию и проведение культурно-массовых мероприятий и PR-кампаний.
- Ведение кадрового делопроизводства: расходы на приобретение трудовых книжек и вкладышей к ним, оформление документов иностранных граждан, расходные материалы.
- Обеспечение деятельности службы персонала: расходы на автоматизацию HR-процессов, подписка на справочные ресурсы.
- Подарки: расходы на презенты к Новому году, Международному женскому дню, Дню защитника Отечества, дням рождения сотрудников, дню рождения организации.
- Командировочные расходы: суточные, оплата проезда, гостиницы.
- Расходы, не учитываемые в затратах организации на рабочую силу: на доходы сотрудников по акциям и от участия в собственности организации (дивиденды, проценты), вознаграждение членам совета директоров акционерного общества, учредителям, освобожденным профсоюзным сотрудникам, не состоящим в списочном составе сотрудников организации.
Кажется, что статей слишком много. Поэтому чтобы не обескуражить руководство и добиться финансирования главных расходов, составляйте HR-бюджет по принципу иллюзии восприятия. Схлопните расходы, от которых готовы отказаться. И максимально подробно детализируйте статьи, которые считаете главными. При таком подходе бюджет будет казаться менее раздутым и вы добьетесь хотя бы частичного финансирования ключевых расходов.
Пример детализации HR-бюджета по принципу иллюзии восприятия
На чём можно сэкономить при разработке HR-бюджета
✓ Вариант 1. ФОТ
Если компания нацелена на развитие и есть деньги на сотрудников, рассчитайте штатную численность. Даже в релевантном штатном расписании есть вакансии, которые вы не заполните за текущий год. Этот резерв и пригодится на непредвиденные обстоятельства. И он у вас будет, если закладываете ФОТ в соответствии с численностью штатного расписания. Но будьте готовы к тому, что расчёты по штатной численности сильно раздуют бюджет. Если планируете оптимизировать расходы, тогда при расчёте ФОТ используйте среднесписочную численность. В ней учитывайте только персонал по трудовым договорам и не считайте внешних совместителей, сотрудников в декрете и работников в учебном отпуске.
В бюджет обязательно заложите расходы на индексацию зарплат. Чтобы рассчитать оптимальное повышение окладов, соберите потребности руководителей подразделений в части изменения штатного расписания. Обязательно проведите оценку персонала, чтобы точно понимать, за какие результаты увеличиваете работнику оклад. Рассчитайте траты на премии, надбавки, доплаты, чтобы внести в HR-бюджет корректные расходы на переменную часть.
Есть и ещё вариант — перейти на безбюджетное управление. Суть метода в том, что вместо жесткого бюджета руководитель готовит план мероприятий, а отчётные периоды привязывает к промежуточным точкам контроля. Такая форма планирования точно пригодится именно для ФОТ.
На чём можно сэкономить при разработке бюджета
✓ Вариант 2. Социальные льготы
Отказываться от них в принципе не стоит, а вот расходовать грамотнее — хорошая практика. Чтобы социальный пакет помогал экономить деньги и удерживать сотрудников, узнайте, что нужно персоналу. А дальше проконсультируйтесь с бухгалтерией и финансистами, насколько такие льготы выгодны вашей организации в текущем году. Так, например, компании годами тратят бюджеты на ДМС, которым сотрудники даже не пользуются. В итоге работодатель теряет деньги, а люди — мотивацию. Мотивация должна иметь уникальную ценность для сотрудника, а не просто быть двумя строчками в описании вакансии. В этом поможет, например, гибкая система льгот.
Чтобы не предоставить людям социальные льготы, которые невыгодны бизнесу, сравните две суммы. Первая — сколько компании будет стоить льгота. Вторая — сколько денег она сэкономит на налогах на прибыль. Чтобы убедиться в целесообразности выбранных льгот, изучите статистику за прошлые годы. Оставляйте только статьи расходов, которые были востребованы у персонала и финансирование которых принесло компании существенную экономию.
Пример. Didital-агентство за год заработало 70 млн руб. и потратило 20 млн руб. на ФОТ. Налогооблагаемая база без учёта полисов ДМС составила бы 70 млн — 20 млн = 50 млн руб. А налог на прибыль был бы 50 млн × 20% = 10 млн руб. В надежде снизить налоги в начале года компания заключила договор ДМС на 1,2 млн руб. — это была максимально разрешённая сумма, ведь закон позволяет затраты на ДМС не выше 6% от расходов на персонал. В результате налогооблагаемая база составила 48,8 млн руб., а налог — 9,76 млн руб. Так компания сэкономила на налогах: 10 млн — 9,76 млн = 240 000 руб. При этом полисом ДМС воспользовались лишь 12% сотрудников, потому что большинство персонала — специалисты младше 25 лет с хорошим здоровьем. В качестве мотиватора их больше интересовали корпоративные выезды, обучение и деловые игры. К тому же эти нерелевантные расходы на ДМС оказалась выше экономии на налоге: 1,2 млн стоимости ДМС — 240 000 экономии на налогах = 960 000 руб. То есть почти 1 млн руб. компания потратила напрасно, потому что заранее не просчитала экономию и не узнала потребности сотрудников.
✓ Вариант 3. Расходы на обучение
Не исключайте эту статью полностью, но, как и в случае со льготами, используйте её с умом. Узнайте у руководителей подразделений, по каким направлениям нужно обучать сотрудников в следующем году. Чтобы избежать тем-отписок, приходите с готовыми предложениями. Для этого изучите план обучения, составьте список форматов и курсов, которые повысили производительность сотрудников и привели к росту доходов компании.
Какие форматы обучения сейчас внедряют ваши коллеги своими силами вместо того, чтобы урезать бюджет: памятка от журнала «Директор по персоналу»
Читайте в журнале «Директор по персоналу»: Система грейдов без бюджета. Личный опыт по внедрению в российской компании
Учитывайте и главный фактор — ежегодную оценку персонала. На основе её результатов, а также анализа образовательных программ прошлых лет, отчёта вашего менеджера или аналитика и опроса клиентов сформируйте список целевых курсов для сотрудников на следующий год. Программу обучения и развития персонала утвердите у руководителей отделов и внесите в бюджет с учётом инфляции.
Помните, что без обучения персонала никак не обойтись. Технологически неграмотные специалисты тормозят бизнес-процессы, а в результате обходятся компаниям дороже своей реальной стоимости. Чтобы избежать таких трат, добавляйте в расходы на обучение актуализированные курсы повышения цифровой грамотности, даже если вы уже проводили их ранее.
Читайте в журнале «Директор по персоналу»: Аудит системы обучения. Как провести, чтобы понять, почему сотрудники не хотят учиться
✓ Вариант 4. Автоматизация HR-процессов
Чтобы сократить ФОТ на HR-отдел и освободить время ваших сотрудников от рутины для более сложных задач, с умом внедряйте автоматизацию. Этот тренд стал востребованным в пандемию и не перестанет быть актуальным в ближайшие годы. Но не воспринимайте его как обязанность срочно внедрять всевозможные HR-сервисы. Чтобы не потратить деньги зря, пересмотрите целесообразность программ, которые не успели внедрить в прошлом году, а также перечитайте отзывы коллег о тех, которые планируете установить в следующем.
Как выбрать платформу для автоматизации рекрутинга: сравнительная таблица
✓ Вариант 5. Корпоративы
Сейчас главный тренд на корпоративы — отказ от масштабных мероприятий. Бюджеты на праздник не успевают за ростом цен, а с распространением удаленки, для многих сотрудников корпоратив стал единственным местом, где они могут познакомиться и провести время с коллегами. Поэтому многие компании выбирают просто заказать кейтеринг в офис, а освободившиеся средства направляют на поддержку здоровья сотрудников, в том числе психологического. Ещё вариант — заменить корпоратив в формате застолья коллаборацией с обучением, тренингом или деловой игрой. Так повысите продуктивность и качество работы сотрудников. Есть и третий вариант — просто отдариться сотрудникам или премировать их.
Какие расходы учитывать на корпоративы, если решите их проводить
Читайте в журнале «Директор по персоналу»: Новогодний корпоратив. Как составить оптимальный бюджет для компании
Какие автоматизированные программы можно использовать для составления HR-бюджета
Выполнить бюджетирование затрат на персонал помогут автоматизированные программы. Сегодня разработчики предлагает готовые комплексные решения, которые не требуют дополнительных компонентов, но подразумевают эту возможность. Системы помогают планировать, учитывать, контролировать расходы на персонал, а на основании данных быстро подготавливать отчёты. Учитывайте, что рынок систем ПО для HR-ов за последние пару лет поредел, поэтому придётся выкручиваться.
Бюджетирование затрат на персонал выполняют с помощью следующего программного обеспечения:
- «1С: финансовое планирование»;
- «Контур Корпорация. Бюджет холдинга»;
- «Галактика»;
- «ПАРУС»;
- «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы», «ИНТАЛЕВ: Бюджетное управление»;
- «Красный директор»;
- КИС: Бюджетирование;
- «AVACCO Корпоративное управление».
Сравнение облачных и коробочных решений АТS по 8 параметрам
Программы подходят для компаний разного типа, в том числе для небольших фирм. Перед их установкой на ПК проконсультируйтесь с системными администраторами компании. При первом использовании проконтролируйте, правильно ли работает система, чтобы избежать ошибок в документах.
Пример. Руководитель финансового отдела компании «Дельта» решил внедрить одну из известных программ. При первом бюджетировании он просто распечатал документы и не стал проверять суммы, которые были сформированы системой. Ошибку не заметили ни на этапе согласования, ни на этапе утверждения. Только ближе к концу года обнаружили, что выделенных средств не хватает. Директор отказался пересматривать бюджет, поэтому пришлось экономить, чтобы дотянуть до начала следующего года.
Типичные ошибки в системе бюджетирования расходов на персонал
Если вы внимательно выполняли бюджетирование расходов на персонал, это не значит, что учли все возможные затраты. Часто уже по факту обнаруживается, что денег не хватает, выделили много или заложенные суммы далеки от реальных. Уделяйте внимание не только точности цифр, но и факторам, которые в той или иной степени могут повлиять на затраты. Избегайте типичных ошибок при бюджетировании персонала, которые приводят к нежелательным последствиям.
Распространённые недочёты при разработке HR-бюджета:
- отсутствует грамотная структура;
- не учтены непредвиденные затраты, которые можно спрогнозировать на этапе бюджетирования;
- не внесены статьи второстепенных расходов важных на протяжении года;
- не уделено внимание возможным изменениям, например, в документ не заложено появление нового отдела и увеличение штата, рост зарплаты;
- не собраны данные со всех служб или не согласованы между отделами затраты;
- расходы чрезмерно детализированы, раздроблены;
- нет альтернативных вариантов бюджетирования, например, на подбор было решено выделить 10 000 рублей, а не от 10 000 до 15 000 рублей.
Распространённые ошибки при бюджетировании расходов на персонал, которые часто совершают HR-ы
Как согласовать и защитить HR-бюджет затрат на персонал
Прежде чем утверждать бюджет затрат на персонал, ещё раз проверьте, нет ли в нём ошибок, все ли расходы учли. Если не наделены полномочием ставить визу на документ, обратитесь к руководителю отдела. Дополнительно согласуйте документ с управляющим финансово-экономической службы, получите и его визу.
Если в компании принята оценка документа бюджетным комитетом, отправьте его всем членам комиссии, а после назначьте встречу. На ней защитите бюджет, обосновав целесообразность расходов и их важность. Чтобы не растеряться, заранее подумайте над аргументами для обоснования сумм.
8 секретов убедительной защиты HR-бюджета
- Синхронизируйте HR-бюджет с планами компании.
- Подготовьте аргументы под особенности восприятия каждого члена комиссии.
- Докажите пользу каждой статьи бюджета.
- Добавьте ссылки на нормы законодательства и распорядительные документы.
- Усильте аргументацию цифрами и фактами.
- Поручите профессионалу подготовить привлекательную визуализацию.
- Покажите в аргументах новые коммуникации и сплочённость команды.
- Пропишите нормативы исполнения HR-бюджета.
Как согласовать бюджет в зависимости от потребностей владельца бизнеса: подсказки от журнала «Директор по персоналу»
Согласовав бумагу с комитетом, отправляйтесь к финансовому директору для окончательного утверждения бюджета затрат на персонал. Будьте готовы к тому, что его не устроит общая сумма или отдельная строка расходов, ведь финансовый директор всегда за экономию.
Читайте в Системе Кадры: Как защитить бюджет расходов на персонал
Как убедить директора, что бюджет затрат на персонал не завышен
Обычно вопросы возникают по поводу мотивирующих выплат, обучения, подбора кадров, зарплат и премий. При бюджетировании расходов на персонал готовьтесь к тому, что вам придётся доказывать их рациональность. Если компания в данный момент находится в кризисной ситуации, не превышайте расходы или будьте готовы обосновать их.
Пример. Директор компании «Дельта» был категорически против бюджета, который утвердил финансовый комитет. Он не хотел выделять столько денег на подбор кадров. Менеджер по персоналу пытался доказать, что именно такая сумма нужна, но тщетно. В итоге стали экономить на всём, а через несколько месяцев поняли, что компания стремительно теряет позиции на рынке. В ходе выяснения обстоятельств было установлено несоответствие квалификации работников даже базовым требованиям. Всех новичков пришлось отправить на обучение, на которое ушло ещё больше денег, чем потратили бы на подбор профессионалов через агентства.
Как защитить бюджет на подбор персонала: 5 аргументов для гендиректора
Не вступайте в споры с директором — это к хорошему не приведёт. Заранее подумайте, к чему он может придраться, запаситесь несколькими примерами из реальной жизни. Уделяйте внимание значимости расходов, но не переоценивайте потребность в них. Например, затраты на обучение можно снизить, если не отправлять на курсы одних и тех же специалистов, которые и без того отличаются профессионализмом. Этого не может не знать директор, поэтому если вы начнёте утверждать обратное, вызовите лишь гнев и недоверие.
Заручитесь поддержкой лиц, которые участвовали в формирование бюджета затрат на персонал, согласовывали его. Мнения нескольких сотрудников с большим опытом, которые давно работают в компании, разумные объяснения могут сыграть решающую роль и убедить директора в обоснованности трат.
Если в компании постоянно происходят изменения, выполняйте бюджетирование расходов на персонал не на год, а на 3-6 месяцев. Это позволит вам точнее прогнозировать материальные затраты, избегать ошибок. В этом случае будет уходить больше времени на подготовку документа и его утверждение, но вам не придётся постоянно обращаться к директору, чтобы он выделил дополнительные средства.
